De debiteurenadministratie is een ander woord voor klantenadministratie. Met een debiteur bedoelen we een klant waarvan u nog geld tegoed hebt. Een debiteur heeft een product of dienst van u afgenomen en in ruil hiervoor moeten zij u betalen. Een klant kan zowel een persoon zijn als een organisatie. Werkzaamheden die onder debiteurenadministratie vallen variƫren van het bijhouden wie er wel en niet betaald hebben en het nemen van passende acties tegen klanten. Lees in dit blog meer wat een debiteurenadministratie die op orde is kan betekenen voor uw bedrijf.

Waarom is debiteurenadministratie zo belangrijk?

Met de komst van steeds meer betaalmogelijkheden- en systemen wordt het voor klanten steeds makkelijker om producten of diensten online aan te schaffen. Online bestellen met iDeal, met creditcard betalen of zelfs achteraf betalen met Klarna of AfterPay: het kan tegenwoordig allemaal. Met name achteraf betalen groeit in populariteit, omdat deze optie klanten de mogelijkheid biedt om producten in alle rust en ruimte thuis eens te bekijken, testen of te passen en pas te betalen wanneer zij besluiten de producten definitief te houden. Hoewel voordelig voor klanten, brengt dit uitdagingen met zich mee voor u als bedrijf. Want hoe houdt u bij wie wel of niet betaald heeft? En wie hoort er nog geld terug te ontvangen? Door uw debiteurenadministratie netjes bij te houden, voorkomt u dat u na maanden wachten nog steeds geen geld hebt ontvangen van bepaalde klanten.

Hoe houdt u uw debiteurenadministratie op orde?

Een goede debiteurenadministratie begint met het in kaart brengen en overzichtelijk houden van al uw facturen die u uitgestuurd heeft, wat de betalingstermijn is en wanneer u de betaling verwacht. Hierdoor kunt u nauwkeurig bijhouden welke debiteuren wanneer moeten betalen. Hebben ze niet betaald na de betalingstermijn? Dan is het tijd om actie te ondernemen. Een logische eerste stap die volgt is het sturen van een herinnering met verzoek om alsnog te betalen. Heeft u na deze herinnering nog steeds geen geld ontvangen of reactie gehad? Dan zijn verdere stappen noodzakelijk, zoals het versturen van een aanmaning of telefonisch contact opnemen.

Zelf doen of uitbesteden?

Met name kleinere ondernemingen die weinig retouren hoeven te verwerken of maar een klein debiteurenbestand hebben opgebouwd, kunnen in het begin vaak zelf nog hun debiteurenadministratie bijhouden. Wanneer er groei plaatsvindt dan wordt het na verloop van tijd steeds lastiger om een duidelijk overzicht te bewaren van alle openstaande betalingen, betalingen met terugwerkende kracht en juiste opvolging hiervan. Daarom besluiten ondernemers om hun debiteurenadministratie uit te besteden aan een professional. Krijgsman is uw betrouwbare partner en kan de volledige administratie u uit handen nemen. Wij regelen alles. Van het afhandelen van alle financiƫle transacties tot het nemen van vervolgstappen en schakelen met betrokken partijen, hier bent u aan het juiste adres.